Gestione documenti aziendali
Un semplice e funzionale Document Management System in SharePoint
Office 365 Italia ha sviluppato assieme ad intranet.ai
la nuova intranet intelligente, sfruttando al massimo le funzionalità offerte da Microsoft 365 e Sharepoint Online
Con il 10 % del tempo e con il 10 % del budget, puoi avere una intranet moderna per la tua azienda
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Gestisci i documenti su una struttura ben definita
Ogni funzione aziendale può avere la propria area, in cui gestire in sicurezza i propri documenti.
- I documenti sono divisi per tipologia
- Ogni funzione può gestire le tipologie di documenti in autonomia
- Su ogni documento, è possibile specificare lo stesso set di metadati
Il concetto di “funzione” è ovviamente generico. L’applicazione infatti può offrire funzionalità di gestione documenti per dipartimenti, società, sedi, country o qualsiasi categorizzazione si voglia mettere in piedi.
Protocollazione dei documenti
In fase di aggiunta di un nuovo documento, il sistema esegue il processo di creazione di un nuovo numero di protocollo.
- Viene generato un numero univoco per il documento
- La sintassi per la generazione del numero può essere scelta dall'amministratore
- Il numero viene salvato tra i metadati del documento
Esempi di numerazione utilizzano un codice per identificare la tipologia di documento, l'anno e il mese di creazione del documento e un incrementale (es: SOP-2017-05-001).
Sfrutta SharePoint e genera documento in PDF
Una volta creato il documento, gli utenti possono sfruttare tutte le funzionalità di gestione dei documenti fornite da SharePoint:
- Il versioning per tracciare e recuperare le modifiche fatte al documento
- La condivisione e la collaborazione con i colleghi
- Le modifiche in tempo reale
- Il workflow approvativo
- Gli alert sulle modifiche fatte al documento
A richiesta, è disponibile la possibilità di pubblicare il documento e convertirlo in automatico in formato PDF.
La gestione documentale controllata
Ogni azienda gestisce migliaia e migliaia di documenti e SharePoint è sicuramente uno dei prodotti di punta per la costruzione dei cosiddetti Document Mangement System, grazie alle sue funzionalità di default per la collaborazione su file e alla sua perfetta coesione con gli strumenti del pacchetto Office.
Partire ad utilizzare SharePoint per l’archiviazione e la creazione dei propri documenti aziendali senza delle regole o senza una guida risulta spesso però un fallimento. Si finisce per avere siti SharePoint ingestibili, con documenti inerenti ma archiviati in locazioni differenti senza alcuna logica oltre al rischio di perdita di controllo sui permessi.
La nostra soluzione si offre come un’opzione semplice all’uso per evitare questi problemi.
Qualità
Questo strumento è perfetto per il tracciamento della documentazione richiesto dalle principali certificazioni ISO, le procedure e le guideline interne.
Legale
Gestisci i contratti e la documentazione del tuo dipartimento in maniera strutturata. Protocolla i documenti secondo le tue logiche.
IT
Utilizza questo tool per l'archiviazione di tutti i manuali utenti e le procedure interne. Crea nuove aree per rispondere alle esigenze dei tuoi utenti.
Altre funzionalità
- Integrato con Office 365 e SharePoint on-premise
- Divisione dei documenti per tipologia
- Gestione delle tipologie in autonomia
- Protocollazione dei documenti
- Su richiesta, la conversione del file in PDF
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utilizzare le funzionalità fornite da Microsoft 365 riducendo così i costi di una intranet
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adottare gli strumenti di collaborazione usati dal 75% delle aziende
La rete intranet è un portale per i dipendenti, disponibile ovunque sul web: sia da computer che da dispositivi mobile
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