Stai lanciando Office 365 in azienda? Ecco 5 argomenti su cui porre attenzione
La piattaforma cloud Microsoft Office 365 offre un'enorme insieme di potenziali vantaggi per l'azienda e per il lavoro di tutti i giorni. Vantaggi che vanno dalla parte di collaborazione a quella di comunicazione interna, il tutto per migliorare il processo produttivo e ridurri i tempi di progettazione o risoluzione problemi.
Questi vantaggi sono chiari per chi ha deciso di lanciare Office 365 in azienda, ma è bene fare attenzione su una serie di temi che potrebbero rivelarsi poi delle sorprese durante la fase di lancio o, peggio, a lancio già avvenuto.
Ecco quindi che evidenziamo cinque argomenti su cui porre attenzione durante la pianificazione dell'adozione di Office 365 nella vostra azienda.
1- Mancanza di skill del personale IT interno
La prima cosa che si pensa quando si pensa al cloud è il risparmio che si ottiene nella configurazione e nella gestione dei sistemi. Chi adotta un nuovo servizio cloud parte sempre con la convinzione che i passi di configurazione sono semplici, che il servizio è già pensato per risolvere anche i propri problemi interni o qualsiasi nostra esigenza e che l'effort da parte dei tecnici IT è minore rispetto all'adozione di un nuovo prodotto on-premise.
Riguardo Office 365 in particolare, essondoci tool come Azure Active Directory o comunque prodotti dell'ecosistema Microsoft, vengono spesso sottovalutate le skill necessarie per affrontare il progetto di migrazione al cloud.
La realtà infatti è che un amministratore IT, quando intraprende il primo progetto di migrazione verso Office 365, si trova in un campo totalmente inesplorato, dove i propri account utente e le password dovrebbero poter essere sincronizzate con i server Microsoft e dove molto spesso si ha a che fare con N prodotti facenti capo all'ecosistema Office 365, con il conseguente problema di doversi formare sia sulle nuove tecnologie che sul processo di migrazione in sè per sè e rallentare i tempi di progetto.
2- Sottovalutare la gestione delle licenze
Passare al cloud, per molti significa avere sempre sotto controllo i costi e soprattutto poter avere un'idea precisa di quanto spendere ogni anno.
Questo è vero quando, migrando su Office 365, si sceglie di mantenere la stessa licenza per tutti gli utenti del proprio tenant.
Molto spesso però, non è possibile attuare una politica di licenze così flat su tutti gli utenti dell'azienda. O comunque non è vantaggioso. Office 365 permette di assegnare le licenze in maniera puntali su la maggiorparte dei suoi strumenti, dando così l'opportunità ai clienti finali di assegnare (per esempio) licenze SharePoint Online solo a chi effettivamente utilizza dei Team Site durante il proprio lavoro oppure di assegnare licenze di "Planner" solo ai Project Manager. Questa è sicuramente una funzionalità fantastica che da una parte permette un notevole risparmio sulle licenze, dall'altra però necessita del tempo utile alla pianificazione di queste licenze.
3- Produttività
L'idea di portare i propri utenti nel cloud e vedere immediatamente aumentare la loro produttività va sicuramente accantonata.
Come ogni volta che si aggiunge un nuovo tool in azienda o si propone un nuovo processo per l'operatività di tutti i giorni, l'utente finale ha sempre bisogno di percorrere la sua personale curva di apprendimento. E anche questa può essere una cosa che può essere sottovalutata molto facilmente.
Questo può accadere perchè ci si aspetta le medesime funzionalità nelle applicazioni Office "Online" o da tool di collaborazione come SharePoint. Oppure perchè sia gli utenti finali, che gli stakeholders del progetto, non conoscono la maggiorparte di funzionalità offerte dalla piattaforma.
Il cloud e, più in generale, tutto il mondo di "software as a service", ha una natura mutevole per definizione. Chi sceglie un servizio cloud, da un lato sa di poter usufruire delle novità e funzionalità più aggiornate, da un altro lato invece ha l'onere di mantenere i propri utenti formati e pronti a modifiche con cadenze molto strette.
Il consiglio quindi è quello di programmare il tempo giusto per pianificare la migrazione e formare gli utenti.
4- Perdita di controllo diretto
Un altro aspetto molto importante da tenere a mente riguarda il controllo dei sistemi.
Una volta arrivati sul cloud, nonostante la garanzia di un up-time del 99,9% da parte di Microsoft, bisogna mettersi in testa che ora è Microsoft stessa a gestire i vostri sistemi ed essere pronti al passaggio da un supporto interno a quello che è il ticketing system del colosso di Redmond. Questo non significa che il supporto Microsoft non è all'altezza, anzi. E' sicuramente uno tra i migliori nel mercato attuale. Ma sia chiaro: non è come telefonare al collega dell'IT.
Lo stesso vale riguardo i contenuti.
Facciamo l'esempio di una extranet SharePoint Online, in cui gli owner dei vari Team Site hanno la possibilità di creare nuovi contenuti, dividerli in uno o più sottositi e, addirittura, inviarli ad utenti esterni all'azienda. In una intranet on-premise queste sono cose che si tengono sotto controllo in maniera molto facile. La condivisione con l'esterno non è possibile farla di default e la crescita dello spazio si può controllare tramite diversi strumenti. In SharePoint Online invece queste cose possono sfuggire ed è necessario dotarsi preventivamente dei tool per far fronte a queste necessità di gestione.
5- Possibile discussione con il proprio regolatorio
Eh si, tenetevi pronti. Appena presa la decisione di spostare i dati aziendali al di fuori dei vostri data-center, vi scontrerete con quella parte della società che invece ha il compito di mantenere le regole di compliance su dati e informazioni interne. Questo sicuramente accadrà per le aziende più grandi, che di prassi sono terrorizzate a de-localizzare i propri dati per avere come unico obiettivo quello di migliorare la produttività.
La buona notizia è che Microsoft ha lavorato tantissimo da questo punto di vista. Ci sono ormai data-center nelle parti più critiche del mondo e ogni singola informazione viene gestita nella maniera più sicura possibile e mantenendo il più alto livello di privacy. Office 365 vanta la certificazione ISO 27001 (lo standard riguardo i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni) e altre certificazioni utili a raggiungere l'obiettivo di mantenere tranquilli i propri clienti in qualsiasi parte del mondo.
