Cosa può fare un utente esterno in SharePoint Online?

Giuseppe Marchi

Continuiamo con questa serie di post in risposta alle domande più comuni che ci arrivano dai nostri clienti. Dopo aver parlato dello spazio di archiviazione disponibile in SharePoint Online, vediamo oggi un argomento sempre molto discusso: gli utenti esterni.

In generale, un utente viene considerato come "esterno" quando ha una mail con un dominio diverso da quelli gestiti all'interno della vostra sottoscrizione Office 365.
Per invitare un utente esterno, basta fare click su "Share" e inserire il suo indirizzo e-mail. La condivisione con un utente esterno deve essere abilitata dall'amministratore di SharePoint Online e può essere fatta su siti, liste o librerie di documenti, cartelle o singoli documenti.
Una volta invitato, un utente esterno può accedere in due modi:

  • attraverso un codice numerico che Microsoft invia all'utente esterno ogni volta che vuole accedere (modalità utile per condivisioni rapide di documenti)
  • attraverso un Microsoft Account gratuito (mail con dominio Outlook.com/.it/Hotmail.com/etc... oppure anche utilizzando il nome  della mail personale) o attraverso un account Office 365 di un altra sottoscrizione

Un utente esterno non ha costi di licenza aggiuntivi per l'azienda e risulta quindi uno strumento ottimo per collaborare con fornitori esterni o clienti.
Ovviamente però, questi utenti hanno possibilità di azione limitata rispetto agli utenti interni.
Vediamo nel dettaglio le possibili azioni per un utente esterno all'interno di un sito SharePoint Online in cui è stato invitato.

Di base, ogni utente esterno ha accesso al sito e tutti i suoi contenuti, in base ai permessi che gli sono stati assegnati. Lo stesso vale nel caso in cui viene condiviso una singola libreria di documenti o una cartella.
Avendo accesso al sito, può accedere ai sottositi e navigare tutta la site collection, sempre se il livello di permessi che gli è stato assegnato lo permetta. Allo stesso modo, può anche gestire la security di un oggetto (come una cartella) e invitare utenti interni.

Queste invece le cose che un utente esterno NON può fare:

  • Accedere alla SharePoint home page
  • Creare nuovi siti
  • Accedere alle informazioni aziendali (utenti, sale, etc...) o alle informazioni degli utenti interni
  • Essere nominato "Owner" di un Team Site (il massimo livello che può prendere è il "Design") o amministratore della site collection
  • Utilizzare un sito creato con il template Search Center
  • Invitare altri utenti esterni (ma può invitare utenti interni)
  • Modificare le informazioni sul profilo personale
  • Accedere a tutte le altre funzionalità del vostro tenant Office 365 (Newsfeed, OneDrive, Office Web Apps, etc..) 

 


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